Datos obligatorios en una factura para que Hacienda la acepte

Una factura sin un dato obligatorio no es solo un despiste estético: es un documento que Hacienda puede rechazar en una comprobación, dejándote sin poder deducir ni el gasto en IRPF ni el IVA soportado. La norma que fija qué debe llevar una factura es el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012), y no es tan flexible como parece cuando uno hace facturas "a ojo" en Excel o Word.

Vamos con la lista completa, qué pasa si falta algo y cómo evitar los fallos que más se repiten.

Qué es una factura completa y a quién afecta

Toda factura que emite un autónomo o una empresa en España, salvo que aplique el régimen simplificado (tickets), debe incluir un conjunto cerrado de menciones obligatorias. Esto afecta a:

• Autónomos y pymes que facturan a otras empresas o profesionales.
• Autónomos que facturan a particulares por importes que superan el límite de factura simplificada.
• Cualquier negocio que quiera que su cliente pueda deducirse el IVA soportado o el gasto.

Si tu factura llega incompleta, el problema no es solo tuyo: tu cliente también puede tener problemas para deducirse el gasto, y es habitual que te la devuelvan pidiendo que la corrijas.

Lista obligatoria de datos en una factura

Según el Reglamento de Facturación, una factura completa (no simplificada) debe llevar:

1. Número y, en su caso, serie. Correlativo, sin saltos injustificados. Puedes tener series distintas por año, por línea de negocio o por punto de emisión, pero dentro de cada serie la numeración debe ser correlativa.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, facturas por servicios prestados en un periodo).
4. Nombre y apellidos o razón social, tanto del emisor como del destinatario.
5. NIF del emisor. Obligatorio siempre.
6. NIF del destinatario, obligatorio cuando la operación esté sujeta a IVA (prácticamente siempre en operaciones entre empresas y profesionales) o cuando el destinatario lo exija para poder deducirse.
7. Domicilio del emisor y del destinatario.
8. Descripción de la operación, con los datos necesarios para determinar la base imponible del IVA y su importe (qué se vende o qué servicio se presta, con detalle suficiente).
9. Tipo impositivo de IVA aplicado (o tipos, si hay varios) y, si procede, indicación de que la operación está exenta y por qué (con referencia a la norma que ampara la exención).
10. Base imponible de la operación.
11. Cuota de IVA repercutida, desglosada por tipo si hay varios tipos en la misma factura.
12. Retención de IRPF, si aplica (por ejemplo, servicios profesionales al 15% o al 7% para nuevos autónomos), con el importe retenido y el porcentaje.
13. Importe total de la factura.
14. Fecha límite de pago, si se ha pactado, o al menos las condiciones de pago si son relevantes.

Además, hay menciones específicas que solo aplican en ciertos casos:

• "Factura rectificativa", cuando corrige una anterior, con referencia a la factura que rectifica.
• "Inversión del sujeto pasivo", en operaciones donde el IVA lo autoliquida el destinatario (por ejemplo, ciertos servicios intracomunitarios).
• "Régimen especial de agencias de viajes", "Régimen especial de bienes usados", u otras menciones de regímenes especiales, cuando corresponda.
• "Operación exenta", con la referencia normativa (por ejemplo, exención en formación reglada).

Diferencia con la factura simplificada

La factura simplificada (el antiguo "ticket") tiene una lista reducida: no exige NIF ni domicilio del destinatario, y puede usarse para importes de hasta 400 euros (IVA incluido) o hasta 3.000 euros en determinados casos previstos por el reglamento (ventas al por menor, servicios de ambulantes, aparcamientos, entre otros). Fuera de esos límites o si el cliente pide factura completa para deducirse, tienes que emitir la factura ordinaria con todos los datos.

Tabla: factura completa vs. factura simplificada

Ejemplo con nombres y números

Marta es diseñadora gráfica autónoma en Valencia y factura a una agencia de publicidad 1.850 euros por un proyecto de branding. Su factura debe llevar: número de serie (por ejemplo, 2026/045), fecha de expedición, su nombre completo, NIF y domicilio, el nombre o razón social de la agencia con su NIF y domicilio, descripción del servicio ("diseño de identidad visual, proyecto X"), base imponible de 1.850 euros, IVA al 21% (388,50 euros), retención de IRPF al 15% (277,50 euros, por ser Marta autónoma no en su primer o segundo año de actividad) y el total a cobrar: 1.961 euros.

Si Marta olvida el NIF de la agencia o no desglosa el IVA por tipo, la agencia puede devolverle la factura o, peor, deducirse mal el IVA y arrastrar un problema en una comprobación posterior.

Cuánto cuesta hacerlo mal

No hay una sanción directa "por factura incompleta" en el sentido de una multa automática fija, pero las consecuencias prácticas pesan más:

• Pérdida de la deducción del gasto en IRPF si Hacienda considera la factura no válida como justificante.
• Pérdida de la deducción del IVA soportado para tu cliente, lo que suele traducirse en que te reclame una factura corregida o, en el peor caso, que no te vuelva a contratar.
• Sanciones por incumplir obligaciones de facturación, que la Agencia Tributaria puede imponer conforme a la Ley General Tributaria si detecta que de forma sistemática emites facturas sin los requisitos exigidos. El importe exacto depende de la gravedad y reincidencia; comprueba la cuantía actualizada en la sede electrónica de la AEAT o consulta con tu gestor.
• Problemas añadidos con Verifactu: desde que este sistema es exigible, una factura mal formada también puede generar un registro de facturación defectuoso, lo que multiplica el riesgo si además tu software no cumple los requisitos técnicos.

Errores habituales

• No desglosar el IVA por tipo cuando una factura incluye conceptos con tipos distintos (por ejemplo, un producto al 21% y uno al 10%).
• Omitir la retención de IRPF en facturas de profesionales, o aplicar el 7% en lugar del 15% fuera del periodo de bonificación de nuevos autónomos.
• Poner solo el nombre comercial en lugar de la razón social o el nombre y apellidos que constan en el NIF.
• Saltarse números de la serie sin anularlos formalmente, lo que genera dudas sobre facturas "perdidas" ante una inspección.
• No indicar la exención de IVA con su referencia normativa cuando corresponde (por ejemplo, servicios educativos o sanitarios exentos).
• Usar una factura simplificada para importes que superan el límite o para un cliente que necesita deducirse el IVA.

Cuándo conviene un profesional

Si facturas de forma puntual y con conceptos sencillos, una plantilla bien hecha y revisada una vez por un gestor suele bastar. Pero si tu actividad mezcla operaciones con IVA exento, inversión del sujeto pasivo, ventas a la UE, retenciones variables o distintos tipos de IVA en la misma factura, un gestor o un software de facturación homologado te ahorra errores que, en una inspección, pueden salir caros. También conviene revisar con un profesional el paso a Verifactu, porque el software debe generar las facturas con estos datos de forma automática y sin poder alterarlas después.

Nuestra recomendación: no confíes en una plantilla de Excel heredada de hace cinco años. Las normas de facturación no han cambiado radicalmente, pero si tu plantilla no desglosa bien el IVA por tipos o no dejó hueco para la retención de IRPF, cada factura que emites arrastra el mismo fallo. Revisa la plantilla una vez, compárala con esta lista, y automatiza la numeración para no depender de acordarte manualmente del último número usado.