plazo para emitir una factura y cuánto tiempo conservarla

Si facturas tarde o tiras las facturas antes de tiempo, el problema no aparece el mismo día: aparece meses después, cuando Hacienda te pide justificar un gasto o una operación y no tienes papel que enseñar. Aquí tienes los plazos exactos, sin margen de interpretación.

Plazo para emitir la factura: cuándo debe estar hecha

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija dos plazos distintos según a quién le factures:

• Si el cliente es empresario o profesional (factura completa): tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya devengado el IVA de la operación. Ejemplo: si entregas el trabajo el 20 de marzo, la factura debe estar emitida como muy tarde el 16 de abril.
• Si el cliente es un particular (factura simplificada o completa) y no hay retención de IRPF de por medio: el plazo también es antes del día 16 del mes siguiente, salvo que la operación se acoja al régimen especial del criterio de caja, donde cambian los plazos de devengo.

Importante: el "devengo" del IVA no es siempre la fecha de cobro, sino normalmente la fecha en que se presta el servicio o se entrega el bien, salvo pactos de pagos anticipados. Si cobras un anticipo, ahí ya nace la obligación de facturar por ese importe, aunque el servicio completo no esté terminado.

Ejemplo: Marta, diseñadora gráfica autónoma, entrega un logotipo a un cliente empresa el 5 de junio de 2026. Factura 850 € más IVA. Tiene de plazo hasta el 16 de julio de 2026 para emitir la factura, aunque el cliente le pague en agosto. Si la emite el 20 de julio, ya está fuera de plazo, aunque en la práctica Hacienda rara vez sanciona un retraso puntual de pocos días salvo que forme parte de un patrón de incumplimiento.

Excepciones y matices habituales

• Facturas rectificativas: el plazo para emitirlas es de 4 años desde que se produjo la circunstancia que las motiva (error, devolución, descuento posterior), según la Ley del IVA.
• Operaciones intracomunitarias: el plazo se adelanta al día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o transporte de los bienes, no al de la entrega.
• Facturación con Verifactu: a partir de la entrada en vigor del reglamento (comprueba fechas actualizadas en la sede electrónica de la AEAT, sede.agenciatributaria.gob.es), el software de facturación debe generar y, en su caso, remitir el registro de facturación en el momento de la emisión, lo que en la práctica obliga a facturar de forma casi inmediata si no quieres desajustes entre lo que emites y lo que declaras.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Aquí es donde se mezclan dos plazos de prescripción distintos y conviene no confundirlos.

En la práctica esto significa que, aunque Hacienda ya no pueda comprobarte un ejercicio pasados 4 años, el Código de Comercio te obliga como empresario o autónomo a conservar los libros, correspondencia y justificantes durante 6 años. Como los dos plazos conviven, la referencia real que recomendamos en Flujora es 6 años completos desde la fecha de la factura, no 4.

Para bienes de inversión (un ordenador caro, maquinaria, un local, un vehículo afecto), el plazo de regularización del IVA deducido es de 5 años en general y de 10 años para inmuebles, así que si tienes activos de este tipo conviene conservar la factura de compra mientras dure ese periodo, aunque hayan pasado ya los 4 o 6 años habituales.

Paso a paso: cómo organizar la conservación de facturas

1. Guarda emisor y recibidas por separado, con numeración correlativa por serie. Si usas Verifactu o software homologado, el propio sistema ya te obliga a mantener el registro de facturación íntegro.
2. Digitaliza todo en PDF o formato XML/Facturae desde el primer día, aunque también tengas papel. La AEAT admite la conservación exclusivamente electrónica si se garantiza la legibilidad, autenticidad e integridad del documento.
3. Haz copia de seguridad en dos sitios distintos: disco local y nube (Google Drive, Dropbox o el propio software de facturación). Un fallo de disco duro no te exime de la obligación de conservar.
4. Organiza por año fiscal y trimestre, no solo por cliente. Facilita mucho localizar todo lo del modelo 303 o el modelo 130 de un periodo concreto si te llega un requerimiento.
5. Marca en el calendario el año de "caducidad" de cada bloque de facturas (año + 6) para no borrar nada antes de tiempo ni acumular papel eterno sin necesidad.

Qué pasa si no facturas a tiempo o no conservas las facturas

Retrasarte en emitir una factura no suele tener una sanción específica y automática si el retraso es puntual, pero sí puede generar dos problemas reales:

• Descuadre entre devengo y declaración de IVA: si facturas en julio algo devengado en mayo, tu modelo 303 del segundo trimestre puede no reflejar correctamente ese IVA, y eso sí es sancionable como declaración incorrecta.
• Con Verifactu, según la última información publicada por la AEAT, el desfase entre la operación real y el registro de facturación puede generar incidencias automáticas en los cruces de datos que la Agencia Tributaria hace con proveedores y clientes.

Respecto a no conservar las facturas cuando Hacienda te las pide en una comprobación:

• Si no puedes justificar un gasto deducido, Hacienda te lo puede rechazar íntegramente, con la consiguiente regularización de IRPF o Impuesto de Sociedades más intereses de demora.
• Si no puedes justificar el IVA soportado deducido, ocurre lo mismo: pierdes el derecho a la deducción y tienes que devolver esa cuota, más recargos.
• En casos de incumplimiento grave o reiterado, la Ley General Tributaria contempla infracciones tributarias por incumplir obligaciones de facturación y conservación, con sanciones que varían según la gravedad; comprueba el importe actualizado en la sede electrónica de la AEAT antes de dar por bueno cualquier cifra, porque cambia según el caso concreto y la reincidencia.

Errores habituales que vemos en autónomos y pymes

• Confundir fecha de cobro con fecha de devengo. Facturar solo cuando te pagan, en vez de cuando prestas el servicio, es el error más frecuente y el que más descuadres genera en el IVA trimestral.
• Borrar facturas "viejas" a los 4 años en punto, sin tener en cuenta que el Código de Comercio pide 6 años de conservación mercantil.
• Guardar solo las facturas emitidas y no las recibidas, cuando ambas están sujetas al mismo plazo de conservación y son igual de necesarias para justificar el IVA soportado.
• No hacer copia de seguridad fuera del propio ordenador o software. Si el disco se rompe o caduca la licencia del programa, muchos autónomos se quedan sin acceso a años de facturas.
• Depender de un Excel sin backup automatizado para llevar toda la facturación, algo cada vez más problemático con la llegada de Verifactu y la obligación de trazabilidad del software.

Cuándo conviene un profesional

Si tu volumen de facturación es bajo y trabajas casi en exclusiva con particulares o con pocos clientes empresa, puedes llevar tú mismo el control de plazos y conservación con una buena hoja de cálculo y un sistema de carpetas por año. Pero conviene pasar a una gestoría o asesor fiscal en estos casos:

• Facturas frecuentes con bienes de inversión (maquinaria, inmuebles, vehículos) donde el plazo de regularización de IVA llega a 10 años y un error de conservación sale muy caro.
• Operaciones intracomunitarias o con terceros países, donde los plazos de devengo cambian y se cruzan con el modelo 349.
• Cualquier requerimiento ya abierto por parte de la AEAT: en ese momento, cada día cuenta y un asesor conoce los plazos de respuesta y qué documentación aportar exactamente.

Nuestra recomendación en Flujora: no esperes a que te llegue un requerimiento para poner orden. Fija ya un sistema de numeración, emisión y archivo digital con copia de seguridad doble, y aplica la regla de los 6 años como estándar, no como excepción. Es más barato dedicar una tarde a organizar carpetas hoy que perder la deducción de un gasto de 3.000 € dentro de cuatro años porque no encuentras la factura.