Reclamar factura impagada: burofax, monitorio y plazos

Facturaste, entregaste el trabajo y el cliente no paga. Pasan 30, 60, 90 días y las excusas se acumulan. Aquí tienes el camino real: qué hacer primero, cuándo mandar un burofax, cuándo merece la pena un monitorio y qué plazos tienes antes de que la deuda prescriba.

A quién afecta este problema

A cualquier autónomo o pyme que factura a otras empresas o a particulares y no cobra en el plazo pactado. Es especialmente frecuente en servicios profesionales, construcción, diseño, reformas y comercio B2B, donde los plazos de pago pactados a 60 o 90 días se alargan sin justificación.

La Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, fija que el plazo de pago entre empresas no puede superar los 60 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, salvo pacto expreso que no sea abusivo. Si tu cliente es una administración pública, el plazo legal es de 30 días. Superado ese plazo sin pago, la factura ya se considera impagada a efectos de reclamación e intereses de demora.

Paso a paso para reclamar

1. Reclamación amistosa (llamada o email)

Antes de gastar dinero en burofax, prueba con un email o llamada. Sirve para descartar errores administrativos (factura mal recibida, dato bancario incorrecto) y deja rastro escrito si usas email. Fija un plazo claro: "si no recibo el pago en 10 días, iniciaré reclamación formal".

2. Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo

Si el email no funciona, el burofax es el siguiente escalón. No es obligatorio por ley, pero certifica ante un tercero (Correos) qué has enviado, cuándo y que el destinatario lo ha recibido (o se ha negado a recibirlo, lo que también cuenta). Esto es clave si acabas en un monitorio, porque el juzgado valora que hubo requerimiento previo y que el deudor no puede alegar desconocimiento.

En el burofax incluye: número de factura, importe, fecha de vencimiento, plazo de pago (habitual: 10 días hábiles) y advertencia de que, de no cobrar, iniciarás acciones legales y reclamarás intereses de demora.

3. Proceso monitorio

Si el burofax no surte efecto, el proceso monitorio es la vía más rápida y barata para reclamar deudas dinerarias, líquidas, determinadas y vencidas, sin límite de cuantía. Se presenta en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor, con un formulario normalizado (disponible en el Consejo General del Poder Judicial) y los documentos que acrediten la deuda: factura, albarán, contrato, correspondencia.

El juzgado requiere de pago al deudor. Si no paga ni se opone en 20 días hábiles, se despacha ejecución directamente, sin necesidad de juicio. Si se opone, el asunto pasa a juicio verbal (hasta 15.000 euros) o juicio ordinario (más de 15.000 euros), y ahí sí conviene abogado.

4. Ejecución

Con el auto de ejecución puedes embargar cuentas bancarias, bienes o créditos del deudor. Aquí es donde entra en juego si el deudor tiene patrimonio real o es insolvente, porque una sentencia o un decreto favorable no garantiza cobrar si no hay nada que embargar.

Cuánto cuesta cada vía

Los importes de gestoría, procurador y agencias son orientativos y varían mucho según provincia y despacho; pide presupuesto cerrado antes de contratar.

Ejemplo con números

Marta es diseñadora gráfica autónoma en Valencia. Factura 2.300 € a una empresa cliente por un rediseño de marca, con vencimiento a 30 días. Pasan 45 días sin cobrar. Manda un email de recordatorio y no obtiene respuesta en una semana. Envía un burofax con certificación de contenido, dando 10 días hábiles de plazo y avisando de que reclamará intereses de demora conforme a la Ley 3/2004.

El cliente no contesta. Marta presenta un proceso monitorio en el juzgado de su localidad, adjuntando la factura, el contrato de servicios y el burofax. Como la cuantía es de 2.300 €, no necesita abogado ni procurador para el monitorio. El juzgado requiere de pago al deudor. Este no paga ni se opone en el plazo de 20 días hábiles, así que Marta puede pedir directamente la ejecución y embargar la cuenta bancaria de la empresa. Todo el proceso, desde el burofax hasta el despacho de ejecución, le lleva alrededor de tres meses.

Qué pasa si no reclamas

La deuda no desaparece sola, pero sí puede prescribir. El plazo general de prescripción de las acciones personales que no tengan plazo especial es de 5 años desde que la obligación es exigible, según el Código Civil (tras la reforma introducida por la Ley 42/2015). Pasado ese plazo sin haber reclamado ni interrumpido la prescripción (con un requerimiento fehaciente, por ejemplo), pierdes la posibilidad de reclamar judicialmente.

Además, si no reclamas, sigues declarando esa factura como ingreso a efectos de IVA e IRPF aunque no la hayas cobrado, salvo que apliques el criterio de caja en IVA o rectifiques la base imponible por impago (con requisitos y plazos estrictos regulados por la AEAT, entre ellos haber transcurrido 6 meses o 1 año desde el devengo según el volumen de operaciones, y haber reclamado judicialmente o mediante requerimiento notarial). Si no cobras y tampoco regularizas, estás pagando impuestos sobre dinero que nunca ha entrado en tu cuenta.

Errores habituales

• Esperar demasiado para reclamar. Cuanto más tarde, más difícil es cobrar y más cerca estás de la prescripción.
• No guardar prueba de la relación comercial. Sin contrato, presupuesto firmado o correos que acrediten el encargo, el monitorio es más débil si hay oposición.
• Olvidar los intereses de demora. Muchos autónomos solo reclaman el principal y renuncian a los intereses que la Ley 3/2004 les reconoce entre empresas.
• Contratar una agencia de recobro sin comparar comisión. Algunas cobran hasta el 25% de lo recuperado; para importes bajos, el monitorio directo suele salir más rentable.
• Presentar el monitorio en el juzgado equivocado. Corresponde al domicilio del deudor, no al tuyo.
• No comprobar la solvencia del deudor antes de litigar. Ganar una sentencia contra una empresa sin bienes no te devuelve el dinero; a veces conviene investigar antes (registro mercantil, informes comerciales) si merece la pena iniciar el proceso.

Cuándo conviene un profesional

Para el burofax y el monitorio sin oposición, puedes tirar tú solo con las plantillas disponibles en la web del Poder Judicial y en Correos. Pero si el importe es alto, el deudor tiene indicios de insolvencia, o esperas que se oponga y el asunto acabe en juicio, un abogado especializado en reclamación de impagos te ahorra errores de procedimiento que pueden dilatar meses el cobro o incluso hacerte perder el caso por defectos de forma.

Nuestra recomendación: no dejes pasar más de 60-90 días sin actuar. El burofax cuesta poco y multiplica tus opciones si acabas en monitorio; y el monitorio, para importes moderados y sin abogado, es la herramienta más eficiente que tienes como autónomo para no regalar tu trabajo. Cuanto antes lo muevas, menos posibilidades hay de que el deudor desaparezca o se declare insolvente antes de que puedas embargar algo.