Factura electrónica obligatoria B2B: plazos, formato y software

Si facturas a otras empresas o autónomos en España, vas a tener que emitir tus facturas en formato electrónico estructurado, no en PDF ni en papel. Esto viene de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece), publicada en el BOE el 28 de septiembre de 2022. El reglamento que desarrolla los detalles técnicos y los plazos concretos se aprobó en 2025, y la entrada en vigor real depende de tu facturación anual.

Qué es y a quién afecta

La obligación aplica a todas las operaciones B2B: empresas y autónomos que facturan a otras empresas y autónomos dentro de España. No afecta a las facturas que emites a particulares (B2C), que se rigen por otras normas de facturación habituales.

Factura electrónica estructurada no es un PDF enviado por email. Es un archivo en formato XML (habitualmente Facturae, o UBL/CII en el formato europeo) que un programa informático puede leer, validar y procesar automáticamente, sin que una persona tenga que teclear los datos a mano. El objetivo declarado por el Ministerio de Economía es reducir la morosidad comercial, porque estos sistemas permiten registrar y consultar cuándo se emite, se recibe y se paga cada factura.

Quedan dentro de la obligación: - Autónomos y empresas que facturan a otras empresas o autónomos. - Independientemente de si están en estimación directa, módulos o son sociedades.

Quedan fuera (de momento): - Facturas a consumidores finales (particulares). - Operaciones ya cubiertas por otra normativa de facturación electrónica obligatoria, como las que se emiten a las Administraciones Públicas a través de FACe, que ya es obligatoria desde 2015 para determinados importes.

Plazos: cuándo te toca a ti

El reglamento fija los plazos de entrada en vigor en función del volumen de facturación de la empresa o autónomo, contado a partir de la publicación del propio reglamento en el BOE. Aquí está el problema: la fecha exacta de publicación del reglamento ha sufrido retrasos respecto al calendario inicial previsto para 2024, así que los plazos concretos hay que verificarlos en el momento de leer esto.

Con la información disponible a día de hoy, el esquema de plazos previsto es este:

Volumen de facturación anual	Plazo previsto tras publicación del reglamento	A quién afecta
Más de 8 millones de euros	12 meses	Grandes empresas
Resto de empresas y autónomos	24 meses	Pymes y autónomos en general

Dicho de otra manera: las empresas grandes van primero, un año después de que el reglamento esté plenamente operativo (incluyendo la homologación de los primeros formatos y plataformas), y el resto —la inmensa mayoría de autónomos y pymes— dispone de dos años desde ese mismo punto de partida.

Nuestra recomendación editorial: no esperes al último trimestre antes del plazo. Cada vez que se ha retrasado una obligación fiscal de este tipo en España —pasó con el SII, está pasando con Verifactu— los que empezaron a probar el sistema con seis meses de margen llegaron sin sobresaltos, y los que esperaron al límite se toparon con soporte técnico colapsado y proveedores con lista de espera. Comprueba la fecha de publicación definitiva del reglamento y tu plazo exacto en la sede electrónica de la AEAT o en la página del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, porque este calendario es el que más ha variado desde que se aprobó la ley.

Formato: qué exige la norma

La factura electrónica que exige la Ley Crea y Crece debe cumplir estas condiciones:

1. Formato estructurado: XML, no PDF. Los formatos previstos son Facturae (el estándar español, ya usado en la Administración Pública) y los formatos europeos UBL y CII, compatibles con la Directiva 2014/55/UE de facturación electrónica.
2. Interoperabilidad: tu programa y el de tu cliente tienen que poder "hablarse", bien de forma directa, bien a través de plataformas de intercambio homologadas.
3. Trazabilidad de estados: el sistema debe permitir marcar y consultar el estado de la factura (emitida, recibida, pagada, rechazada), y esa información se comunicará a la Administración con fines estadísticos sobre morosidad.
4. Conservación: igual que ahora, cuatro años como mínimo por obligaciones fiscales, aunque el Código de Comercio pide seis.

Este formato conecta directamente con Verifactu, el sistema antifraude de la AEAT que exige que los programas de facturación generen registros informáticos verificables y, en muchos casos, los envíen en tiempo real a la Agencia Tributaria. Son dos obligaciones distintas pero que comparten infraestructura: si tu programa ya es compatible con Verifactu, lo normal es que el mismo proveedor añada el módulo de factura electrónica estructurada cuando llegue tu plazo.

Paso a paso para prepararte

1. Calcula tu plazo real: mira tu facturación del último ejercicio cerrado y sitúala en la tabla de arriba. Si estás cerca del umbral de 8 millones, pregunta a tu asesor si te van a tratar como gran empresa o no.
2. Audita tu programa actual: si usas Excel, Word o facturas hechas a mano, no vas a poder cumplir sin cambiar de herramienta. Si ya usas un programa de facturación, comprueba si el proveedor ha anunciado ya su hoja de ruta hacia Facturae/UBL y Verifactu.
3. Habla con tu gestor o asesor fiscal: te va a pedir cambios en cómo le mandas la información, sobre todo si hasta ahora le llevabas facturas en PDF o papel.
4. Prueba el sistema con tus principales clientes: antes de que sea obligatorio, si tu cliente grande ya factura electrónicamente, pídele hacer una prueba de envío y recepción.
5. No mezcles esto con el SII (Suministro Inmediato de Información) si no estás obligado a él: son sistemas distintos, aunque comparten la lógica de digitalizar la relación con Hacienda.

Ejemplo práctico

Marta es autónoma, diseñadora gráfica, y factura unos 42.000 euros al año, casi todo a agencias y empresas (B2B). Factura 2.300 euros de media al mes a cuatro o cinco clientes fijos. Actualmente emite sus facturas en PDF desde una plantilla de Word y las manda por email.

Con su volumen de facturación, Marta entra en el tramo de "resto de empresas y autónomos": 24 meses desde la publicación plena del reglamento. Eso le da margen, pero no infinito. Su plan es este: en los próximos meses va a mirar dos o tres programas de facturación que ya anuncien compatibilidad con Facturae y Verifactu, migrar sus plantillas y clientes habituales, y avisar a sus clientes recurrentes de que a partir de una fecha concreta les va a enviar factura electrónica estructurada en vez de PDF. Así evita hacerlo todo de golpe el mes antes del plazo.

Cuánto cuesta cumplir

Los precios varían según el volumen de facturas y si el programa ya incluye Verifactu integrado.

Tipo de solución	Precio orientativo	Para quién encaja
Programas gratuitos (freemium)	0 €/mes hasta un límite de facturas (normalmente 5-10 al mes)	Autónomo muy pequeño, poca facturación B2B
Software de facturación estándar en la nube	10-25 €/mes	Autónomo o micropyme con volumen medio
ERP o software con módulo fiscal avanzado	30-80 €/mes	Pyme con varios usuarios o integraciones contables
Plataforma de intercambio homologada (para grandes volúmenes)	Coste variable, a menudo por factura emitida	Empresas con muchas facturas mensuales o múltiples clientes grandes

A esto hay que sumar, en muchos casos, el tiempo o coste de migración: pasar tu histórico de clientes y plantillas al nuevo sistema, y la formación mínima para acostumbrarte a un flujo de trabajo distinto.

Qué pasa si no lo haces

La Ley Crea y Crece prevé sanciones por incumplimiento, aunque el desarrollo reglamentario específico de las cuantías está ligado al mismo calendario que el resto de la norma. Más allá de la sanción económica, hay dos consecuencias prácticas que ya se están viendo en otros países que han implantado sistemas similares (Italia, por ejemplo, con su Sistema di Interscambio):

• Clientes grandes que dejan de aceptar tus facturas en PDF una vez su propio sistema exige formato estructurado, aunque a ti todavía te queden meses de plazo legal. Esto ya pasa hoy con algunas grandes empresas que piden Facturae aunque no sea obligatorio para el proveedor.
• Retrasos de cobro si tu factura no puede entrar en el sistema contable automatizado del cliente y se queda parada hasta que alguien la introduce a mano.

Nuestra recomendación es no tratar el plazo legal como el único disparador. Si tu cliente principal ya pide factura electrónica, adáptate cuando te lo pida él, no cuando te obligue la ley.

Errores habituales

• Confundir factura electrónica con "factura en PDF firmada digitalmente". Un PDF con firma electrónica no es factura electrónica estructurada a efectos de esta norma.
• Pensar que solo afecta a empresas grandes. El tramo de 24 meses incluye a la inmensa mayoría de autónomos que facturan a otras empresas, no solo a pymes medianas.
• Esperar a que el proveedor de software "avise". Muchos programas van a lanzar el módulo de cumplimiento con poco margen respecto a la fecha límite; si esperas la notificación, puedes quedarte en cola de migración.
• No avisar a los clientes con antelación. Cambiar el formato de facturación sin avisar genera fricción en departamentos de contabilidad que tienen sus propios procesos de validación de proveedores.
• Mezclar los plazos de esta ley con los de Verifactu, que tiene su propio calendario y su propia normativa (Real Decreto 1007/2023 y desarrollo posterior). Son obligaciones que conviene resolver juntas con el mismo software, pero legalmente son dos cosas distintas.

Cuándo conviene un profesional

Si llevas tu propia gestión con una hoja de cálculo y facturas a pocos clientes fijos, puedes hacer la transición tú mismo eligiendo un programa de facturación económico y siguiendo su asistente de configuración. Pero si tienes varios flujos de facturación (clientes nacionales y extranjeros, distintos tipos de IVA, facturación recurrente con abonos y rectificativas), merece la pena que tu asesor fiscal o gestor te ayude a elegir el software y a revisar que la migración no rompe tu contabilidad. También conviene un profesional si tu volumen se mueve cerca del umbral de 8 millones de euros, porque el tramo en el que caigas cambia el plazo en un año entero.

Comprueba siempre la fecha de entrada en vigor exacta para tu tramo de facturación en la sede electrónica de la AEAT (https://sede.agenciatributaria.gob.es) antes de tomar decisiones definitivas, porque el calendario de esta norma se ha movido más de una vez desde su aprobación en 2022.