Sanciones Verifactu: multas por software y facturas no verificables

Si usas un programa de facturación que no cumple Verifactu, o si tu sistema no genera facturas verificables, te expones a sanciones que puede imponer la AEAT tanto al fabricante del software como a ti como usuario. La cuantía varía mucho según qué se incumple: no es lo mismo comercializar un programa "trucado" que olvidarte de enviar un registro a la AEAT.

Aquí tienes el mapa completo de qué se sanciona, cuánto cuesta cada infracción y qué margen de maniobra tienes si detectas un problema antes de que lo haga Hacienda.

Qué es el régimen sancionador de Verifactu

Verifactu es el sistema que obliga a los programas de facturación a generar registros de facturación con huella (hash) encadenada, firma y posibilidad de envío automático a la AEAT. Nace del Reglamento que desarrolla la obligación de sistemas informáticos de facturación (conocido como Reglamento Verifactu), derivado de la Ley Antifraude de 2021.

El régimen sancionador tiene dos frentes distintos, y es importante no mezclarlos:

• Sanciones al fabricante o comercializador del software que produce, distribuye o mantiene programas que permiten llevar doble contabilidad, manipular registros o no cumplir los requisitos técnicos exigidos.
• Sanciones al usuario (autónomo o empresa) que utiliza un sistema no homologado, que manipula los registros, o que no emite facturas verificables cuando está obligado a ello.

Según la última información publicada por la AEAT y el texto del reglamento, las infracciones se consideran graves y las cuantías son fijas por ejercicio y sistema informático afectado, no proporcionales a la facturación. Esto es clave: no dependen de cuánto factures, sino de tener el sistema incumplidor.

A quién afecta

Te afecta si eres autónomo, pyme o profesional obligado a emitir facturas y usas (o vas a usar) un programa de facturación para hacerlo. También afecta, de forma directa, a las empresas de software que desarrollan o venden ese tipo de programas.

Quedan fuera de la obligación estricta de Verifactu quienes ya facturan mediante el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), porque ya remiten sus registros a la AEAT casi en tiempo real por otra vía.

Tipos de infracción y cuantías

Aquí está el resumen de las principales infracciones recogidas en el reglamento, con los importes que ha ido publicando la AEAT. Antes de tomar cualquier decisión, comprueba el importe vigente en la sede electrónica de la AEAT, porque este tipo de cuantías se actualiza con desarrollos normativos posteriores.

Infracción	Quién la comete	Importe orientativo	Frecuencia
Fabricar, producir o comercializar software que no cumpla los requisitos de Verifactu	Fabricante/comercializador	150.000 € por ejercicio y sistema informático	Por cada ejercicio en que se mantenga el incumplimiento
Tener instalado un programa no homologado sin haberlo denunciado	Usuario (autónomo/pyme)	50.000 € por ejercicio	Por cada ejercicio
No expedir facturas verificables estando obligado, o expedirlas con contenido distinto al del registro remitido	Usuario	50 € por factura no verificable, sin límite máximo acumulado en algunas lecturas del reglamento	Por factura
Alterar, manipular o eliminar registros de facturación ya generados	Usuario o fabricante	Sanción grave asimilable a resistencia u obstrucción	Por hecho detectado

La tabla resume la interpretación más extendida del reglamento a fecha de esta publicación. Los importes exactos, sobre todo el de 50.000 € al usuario, han generado debate entre asesores fiscales, así que antes de alarmarte comprueba la redacción vigente y consulta con tu gestor si te ha llegado una notificación.

Ejemplo con números

Marta es autónoma, diseñadora gráfica, factura unos 2.300 € al mes a cinco clientes fijos. En enero de 2026 le vendieron una plantilla de facturación en Excel "adaptada a Verifactu" que en realidad no genera hash ni permite trazabilidad. Marta no lo sabe, sigue facturando así ocho meses.

Si la AEAT detecta que su sistema no es homologable y que ha emitido, por ejemplo, 40 facturas no verificables en ese periodo, el cálculo teórico sería 40 × 50 € = 2.000 €, además de la posible sanción de 50.000 € por tener instalado un sistema no conforme durante el ejercicio, aunque en la práctica la Administración suele valorar intencionalidad, reincidencia y si hubo subsanación voluntaria antes de aplicar el importe máximo.

Qué pasa si no lo haces

No hay medias tintas: si te toca cumplir Verifactu y sigues con un programa no homologado (o con Excel, que no cumple los requisitos técnicos), acumulas exposición cada ejercicio que pasa sin corregirlo. La sanción no se limita a un aviso: es una infracción tributaria grave, con expediente sancionador propio, que se suma a las que ya existen por otros incumplimientos fiscales (no declarar IVA, no presentar el modelo 303, etc.).

Además, un sistema no verificable te complica la vida en una inspección: si Hacienda no puede reconstruir la secuencia de tus facturas, la carga de la prueba juega en tu contra a la hora de justificar ingresos declarados.

Paso a paso para evitar la sanción

1. Comprueba si Verifactu ya te aplica. Revisa el calendario de la AEAT según tu tipo de actividad y régimen (estimación directa, módulos, etc.).
2. Pide a tu proveedor de software una declaración responsable de cumplimiento Verifactu. Debe constar en la web del fabricante o en la propia factura de compra del programa.
3. Verifica que el programa genera hash encadenado y código QR en cada factura emitida (obligatorio salvo que optes por el envío inmediato sin QR en determinadas modalidades).
4. Decide si envías registros en tiempo real a la AEAT o si generas registros verificables sin envío automático, según la modalidad que hayas elegido dentro del reglamento.
5. Migra tus plantillas de Excel o Word a un programa homologado antes de la fecha límite que te corresponda.
6. Guarda la documentación del cambio (fecha de migración, factura del software, declaración de cumplimiento) por si te piden justificar la diligencia.

Cuánto cuesta cumplir (frente a no cumplir)

Opción	Coste aproximado	Riesgo de sanción
Software homologado Verifactu (gama baja)	10-20 €/mes	Bajo, si el proveedor cumple de verdad
Software homologado Verifactu (gama con gestoría integrada)	25-50 €/mes	Bajo
Excel o Word "adaptado"	0 € directo	Alto: expone a sanción de 50 €/factura y 50.000 €/ejercicio
No facturar con ningún sistema digital	0 € directo	Muy alto: se suma incumplimiento de facturación a incumplimiento de Verifactu

Frente a 50.000 € de exposición teórica por ejercicio, pagar 15-30 € al mes por un programa homologado es una decisión que no debería ni discutirse.

Errores habituales

• Pensar que "aún falta mucho" para que te toque cumplir. Comprueba el calendario concreto de tu caso en la sede de la AEAT, no te fíes de lo que oíste en un grupo de WhatsApp de autónomos.
• Confiar en un software solo porque el proveedor dice "cumple Verifactu" sin pedir la declaración responsable por escrito.
• Seguir usando plantillas de Excel heredadas de años anteriores porque "siempre las hemos usado así".
• No revisar que las facturas emitidas contengan el código QR y el hash, aunque el programa diga ser compatible.
• Ignorar los avisos de actualización del software: algunos requieren instalar versiones nuevas para seguir siendo conformes.

Cuándo conviene un profesional

Si ya has recibido un requerimiento o notificación de la AEAT relacionado con tu sistema de facturación, no lo gestiones solo: acude a un asesor fiscal o gestor con experiencia en Verifactu antes de responder. También conviene asesoramiento si tienes varios sistemas de facturación conectados (por ejemplo, TPV más programa de gestión) y no tienes claro si todos cumplen, o si facturas desde varias sociedades o actividades con software distinto en cada una.

Nuestra recomendación en Flujora: no esperes a la fecha límite oficial para migrar. Cambia de sistema en cuanto tengas claro que Verifactu te va a aplicar, aunque falten meses, porque un cambio de software a mitad de ejercicio con historial mezclado da más trabajo (y más riesgo de error) que empezar limpio desde enero. Y exige siempre la declaración responsable del fabricante por escrito: si algo falla, esa es tu prueba de diligencia frente a la AEAT.