Software facturación Verifactu: cómo saber si cumple y qué pasa con Excel

Si facturas con una plantilla de Excel o Word, tienes un problema que no vas a resolver cambiando la cabecera del documento: Verifactu no pregunta qué aspecto tiene tu factura, pregunta qué sistema informático la ha generado. Y Excel, por diseño, no es ese sistema.

Qué exige Verifactu a un programa de facturación

Verifactu es el reglamento que desarrolla la obligación de "sistemas informáticos de facturación" (SIF) prevista en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. No regula el diseño de la factura, regula el software que hay detrás. En concreto, la AEAT exige que el sistema:

• Genere cada factura con un registro de facturación encadenado: cada factura lleva un hash que depende de la anterior, así que no se puede borrar ni alterar una factura sin romper la cadena.
• Incorpore un código QR en cada factura, que permite a la AEAT (y al propio cliente) verificar que esa factura está declarada.
• Permita el envío de los registros a la AEAT en tiempo casi real (modalidad Verifactu) o, si el proveedor opta por el sistema alternativo, que quede todo trazado y disponible para inspección.
• No tenga funciones ocultas para modificar, retrasar o duplicar facturas sin dejar rastro (lo que la norma llama software de doble uso).

Una hoja de Excel, por muy bien maquetada que esté, no encadena registros, no genera QR con validez fiscal ni manda nada a la AEAT. Puedes seguir usándola para tus números internos, pero no como origen legal de la factura.

A quién afecta y desde cuándo

Aquí está la parte que más dudas genera, porque el calendario se ha movido más de una vez desde que se aprobó el reglamento en 2023. Según la última información publicada por la AEAT, el criterio general es:

• Empresas (sociedades): obligadas antes, con fecha de referencia en torno al 1 de enero de 2026 según el desarrollo reglamentario.
• Autónomos y resto de contribuyentes del IRPF: con un plazo posterior, fijado hacia el 1 de julio de 2026.

Comprueba siempre la fecha exacta en la Sede Electrónica de la AEAT (https://sede.agenciatributaria.gob.es), porque ha habido prórrogas y aclaraciones sucesivas y no conviene fiarse de una fecha memorizada hace meses.

Quedan fuera de la obligación de llevar SIF quienes ya facturan a través del sistema de Factura Electrónica del Sector Público o quienes emiten factura simplificada dentro de los supuestos exentos, aunque en la práctica la inmensa mayoría de autónomos y pymes sí entra dentro del ámbito de aplicación.

Cómo saber si tu programa actual cumple

No hace falta que te conviertas en experto técnico. Sigue este orden de comprobación:

1. Busca la declaración responsable del fabricante. La normativa obliga a los desarrolladores de software de facturación a firmar una declaración en la que se comprometen a que su producto cumple los requisitos técnicos. Pídesela por email si no la ves publicada en su web.
2. Comprueba que la factura lleva QR. Genera una factura de prueba. Si no aparece un código QR visible, el programa no está preparado.
3. Revisa si el proveedor menciona expresamente "Verifactu" en su comunicación, no solo "factura electrónica" (son cosas relacionadas pero distintas: la factura electrónica B2B afecta al formato de envío entre empresas; Verifactu afecta al sistema que genera y declara la factura).
4. Pregunta por el envío a la AEAT. Los sistemas en modalidad Verifactu remiten los registros de forma automática. Si tu programa no lo hace, tendrás que llevar tú mismo un libro de registro y estar preparado para exhibirlo ante una inspección, lo cual es mucho más trabajo.
5. Verifica las actualizaciones automáticas. Si usas un programa de escritorio antiguo sin mantenimiento, es casi seguro que no llegará a tiempo con la actualización necesaria.

Tabla comparativa: tipos de solución y qué cubren

Tipo de solución	¿Cumple Verifactu?	Coste aproximado 2026	Para quién
Excel / Word con plantilla	No	0 €	Nadie, salvo como borrador interno
Software de escritorio sin actualizar	No, salvo que el fabricante confirme adaptación	Variable (ya pagado)	Revisar con el proveedor antes de seguir usándolo
Software online homologado (facturación en la nube)	Sí, si el proveedor lo certifica	10-30 €/mes	Autónomos y pymes sin gestor propio de software
Programa de gestión con módulo Verifactu integrado (contabilidad + facturación)	Sí	20-60 €/mes	Pymes con más volumen o varios usuarios
Facturación a través del gestor/asesoría	Sí, si su software lo cumple	Incluido en la cuota del gestor	Quien prefiera delegar por completo
App de la AEAT (si se habilita para autónomos)	Sí, versión básica gratuita	0 €	Autónomos con muy poca facturación

Los precios son orientativos y varían según el proveedor y el número de facturas mensuales; contrástalos siempre en la web del fabricante antes de contratar.

Qué pasa si sigues facturando con Excel

Aquí no hay zona gris. Si a partir de la fecha de entrada en vigor que te corresponda sigues emitiendo facturas desde una plantilla que no cumple los requisitos de Verifactu, ocurren dos cosas:

Primera, la propia norma prevé sanciones para quien use, produzca o comercialice software de facturación que no cumpla los requisitos, con importes que según la última información publicada pueden alcanzar los 50.000 € por ejercicio en los casos más graves de doble uso de software. Para el autónomo que simplemente sigue usando su vieja plantilla sin mala intención, el riesgo real más inmediato es otro: que la AEAT no reconozca esas facturas como válidas a efectos de IVA e IRPF, lo que puede derivar en una regularización de tu Modelo 303 y tu Modelo 130 con recargos.

Segunda, tu gestor —si lo tienes— no va a poder trabajar con esos datos. Cada vez más asesorías están avisando a sus clientes de que dejarán de aceptar facturas en Excel o Word a partir de la fecha de obligatoriedad, porque ellos también responden ante la AEAT por los datos que presentan.

Ejemplo: Marta es diseñadora gráfica autónoma en Valencia, factura de media 2.300 € al mes a cinco clientes fijos y lleva años con una plantilla de Excel que rellena a mano y exporta a PDF. Cuando le llega la obligación de Verifactu en julio de 2026, su gestor le explica que esas facturas ya no sirven como origen legal: tiene que migrar a un programa homologado antes de esa fecha, reconstruir la numeración correlativa desde el primer día del ejercicio y avisar a sus clientes de que el formato de la factura cambia (ahora con QR). Si no lo hace, su gestor no podrá justificar el IVA repercutido en el Modelo 303 del tercer trimestre.

Errores habituales al migrar

• Cambiar de programa a mitad de año sin cerrar bien la numeración anterior. La correlatividad de facturas es un requisito aparte de Verifactu y una ruptura de la serie levanta sospechas en una inspección.
• Pensar que "factura electrónica" y "Verifactu" son lo mismo. Son obligaciones distintas con calendarios distintos: la factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre empresas (formato Facturae, plataformas como B2Brouter); Verifactu regula el sistema que las genera y las declara a Hacienda. Puedes necesitar cumplir las dos.
• Fiarse de un "ya lo actualizaremos" del proveedor sin fecha concreta. Pide por escrito cuándo estará disponible la versión adaptada.
• No exportar el histórico de facturas del programa antiguo. Si migras de software, necesitas conservar el acceso a las facturas emitidas los últimos 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal.
• Olvidar que los presupuestos y albaranes no son facturas. Verifactu afecta a las facturas (completas y simplificadas), no a documentos previos, aunque muchos programas ya generan también esos documentos con un aspecto similar.

Cuánto cuesta cumplir

Para un autónomo que factura poco volumen, la parte técnica no debería suponer un gasto grande: hay soluciones online desde 10-15 €/mes que ya incluyen la adaptación a Verifactu dentro del precio, sin coste adicional de licencia. El coste real no está tanto en el software como en el tiempo de migración: dar de alta clientes, revisar plantillas de factura, y sobre todo asegurarte de que la numeración no se rompe. Cuenta con un par de horas si tu facturación es sencilla, más si manejas retenciones de IRPF o distintos tipos de IVA en la misma factura.

Cuándo conviene un profesional

Si solo emites facturas simples a un puñado de clientes, puedes migrar tú mismo a un software homologado siguiendo las instrucciones del propio proveedor. Pero conviene consultar a un gestor o asesor fiscal si:

• Facturas con distintos tipos de IVA (general, reducido, exento) en la misma actividad.
• Tienes que aplicar retención de IRPF en tus facturas (profesionales, formadores).
• Emites facturas rectificativas o abonos con frecuencia.
• Vas a cambiar de software a mitad de ejercicio y no sabes cómo trasladar el histórico.

Nuestra recomendación

En Flujora creemos que esperar a última hora es el error más caro que puedes cometer aquí. No es un cambio estético de plantilla: es un cambio de sistema, y los sistemas fallan justo cuando más prisa tienes. Nuestra recomendación es que elijas un software homologado con al menos dos o tres meses de margen antes de tu fecha de obligación, hagas una prueba con dos o tres facturas reales, y confirmes con tu gestor que el formato de salida (QR, registro, series) le sirve para presentar tus modelos sin fricción. Si tu gestor ya te ofrece una solución integrada dentro de su propio software, valora seriamente usarla: te ahorra el problema de compatibilidad entre dos sistemas distintos.