Dietas y gastos de viaje del autónomo: límites deducibles

Si facturas como autónomo y viajas por trabajo, Hacienda te deja deducir manutención y alojamiento, pero con importes tasados y un paquete de justificantes concreto. Sin esos dos requisitos, la Agencia Tributaria (AEAT) te tumba el gasto en cuanto lo revisa.

Qué son las dietas del autónomo y cuándo aplican

Las dietas son los gastos de manutención que tienes cuando te desplazas por motivos de tu actividad económica fuera del municipio donde tienes el centro de trabajo habitual. No es un capricho contable: la Ley del IRPF (35/2006) y su reglamento fijan límites cuantitativos exactos, calcados de los que aplica la Seguridad Social a los trabajadores por cuenta ajena.

Para que la dieta sea deducible necesitas tres cosas a la vez:

• Desplazamiento fuera del municipio de tu centro de trabajo habitual.
• Justificación documental del desplazamiento (motivo, fecha, lugar).
• Pago por medios electrónicos (tarjeta, transferencia) o, si es en efectivo, con factura completa que lo acredite.

Si trabajas desde casa en Valencia y comes en un restaurante de Valencia con un cliente, eso no es dieta: es un gasto de representación, con sus propias reglas y límites (10% de gastos deducibles anuales en muchos casos, según la interpretación de la AEAT). La dieta exige salir del municipio.

Importes exactos deducibles en 2026

Los límites vigentes, según la última información publicada por la AEAT, son estos:

Comprueba estos importes en la web de la AEAT antes de aplicarlos, porque se actualizan de forma periódica y pueden variar respecto a ejercicios anteriores.

Ojo con un matiz importante: estos límites son los que exime Hacienda de tributación cuando el pagador es la empresa y el perceptor es un trabajador. Para el autónomo, la Dirección General de Tributos ha aclarado en varias consultas vinculantes que puede aplicar estos mismos importes como gasto deducible en su actividad, siempre que cumpla los requisitos de desplazamiento y justificación. No es una deducción libre: si te pasas del límite, el exceso no es deducible, aunque tengas factura.

Ejemplo con números reales

Marta es diseñadora gráfica autónoma en Zaragoza. Factura 2.300 € al mes y en marzo de 2026 viaja a Barcelona dos días para una reunión con un cliente nuevo. Pasa una noche en un hotel.

Sus gastos del viaje:

• Tren ida y vuelta: 95 €.
• Hotel (1 noche): 78 €.
• Comidas y cenas de los dos días: 62 € en total.

¿Qué puede deducir?

• El billete de tren: 95 € completos, es gasto de desplazamiento, no dieta, y no tiene límite cuantitativo (solo tiene que estar afecto a la actividad).
• El hotel: 78 € completos, siempre que tenga factura a su nombre con NIF y concepto de alojamiento.
• La manutención: como pernocta fuera, el límite es 53,34 €/día. Como sus gastos reales (62 € en dos días, es decir, 31 €/día) están por debajo del límite, puede deducir el importe real, 62 €.

Si Marta hubiera gastado 140 € en comidas en esos dos días (70 €/día), solo podría deducir 53,34 € por día, es decir, 106,68 € en total. El resto, 33,32 €, se queda fuera aunque tenga las facturas.

Paso a paso para justificar correctamente el gasto

1. Guarda el motivo del viaje. Un correo de convocatoria de reunión, un contrato con el cliente en esa ciudad o una factura emitida a un cliente de esa localidad. Sin esto, Hacienda puede rechazar todo el paquete de gastos aunque tengas tickets.
2. Conserva el billete o justificante de transporte. Tren, avión, peaje de autopista o ticket de parking. Si usas tu coche, anota los kilómetros y aplica el importe por kilometraje que fije la normativa vigente (comprueba el importe actualizado en la AEAT).
3. Pide factura completa en el hotel. Con tu NIF, no un simple ticket de caja. El IVA del alojamiento (10% en España) es deducible si la factura está bien emitida.
4. Pide factura o ticket en cada comida. Si el importe es bajo, un ticket con NIF del establecimiento y desglose basta para IRPF, pero para deducir el IVA necesitas factura simplificada con tus datos o factura completa.
5. Anota el importe pagado por día y compáralo con el límite (26,67 €, 53,34 €, 48,08 € o 91,35 € según el caso). Si te pasas, deduce solo hasta el límite.
6. Registra el gasto en tu libro de gastos con la fecha, el concepto ("dieta desplazamiento Barcelona, reunión cliente X") y el importe deducido.
7. Guarda todo 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal según la Ley General Tributaria.

Tabla resumen: qué puedes deducir y qué no

Errores habituales que detecta Hacienda

• Deducir dietas sin salir del municipio. Es la causa número uno de rechazo en comprobaciones. Si tu cliente está en tu misma ciudad, esa comida no es dieta.
• Pasarse del límite diario y deducir el gasto real íntegro. Aunque tengas la factura de 90 € en una cena, si no pernoctas el límite son 26,67 €.
• No guardar el motivo del desplazamiento. Un ticket de restaurante en Madrid, sin más, no prueba nada si te piden justificación en una comprobación.
• Pagar en efectivo sin ticket. Sin justificante no hay deducción, por mucho que el gasto sea real.
• Confundir dietas con gastos de representación. Son conceptos distintos, con límites y tratamiento fiscal diferentes.
• Deducir dietas propias los fines de semana o en vacaciones aprovechando un viaje mixto. Si el viaje mezcla ocio y trabajo, Hacienda solo admite la parte proporcional justificada como profesional.

Qué pasa si Hacienda te revisa el gasto

Si en una comprobación limitada o inspección la AEAT detecta dietas sin justificación completa, el desenlace habitual es:

• Regularización del gasto: te quitan la deducción y recalculan tu IRPF de ese ejercicio, con intereses de demora.
• Si el importe regularizado es relevante, puede abrirse expediente sancionador, con sanción que depende de si Hacienda considera la conducta negligente o no. Comprueba en la AEAT los porcentajes exactos vigentes, porque varían según el caso.

La mejor defensa no es "confiar en que no te miren", es tener el paquete completo: motivo del viaje, transporte, alojamiento, comidas y el cálculo del límite aplicado, archivado desde el primer día.

Cuándo conviene un profesional

Si viajas de forma puntual, uno o dos viajes al año, puedes llevarlo tú con una hoja de cálculo bien organizada. Pero si tu actividad implica desplazamientos frecuentes —comercial, formador, consultor que visita clientes cada semana—, un gestor te ayuda a automatizar el cálculo de límites, evitar el error de mezclar dietas con gastos de representación y preparar la documentación en el formato que espera la AEAT si te llega una comprobación.

Nuestra recomendación en Flujora: no dejes las dietas para "cuando haga la declaración". Anota cada viaje en el momento, con el motivo y las facturas escaneadas, porque a los seis meses no recuerdas si esa cena de 45 € en Sevilla fue con un cliente o una cena de amigos. La disciplina en el registro es lo que te salva en una revisión, no la cuantía del gasto.