Facturar a clientes de la UE y de fuera: IVA sin errores

La regla corta: si tu cliente es una empresa de otro país de la UE y le vendes un servicio, la factura va sin IVA y con la mención de inversión del sujeto pasivo. Si es un particular, en general llevas IVA español. Con clientes fuera de la UE casi siempre no repercutes IVA español, pero por motivos distintos según vendas servicios o bienes. Entre esos casos hay excepciones, y ahí es donde se cometen los errores.

La pregunta de fondo: dónde tributa la operación

El IVA no depende de la nacionalidad de tu cliente, sino de dónde se considera realizada la operación. La Ley 37/1992 del IVA, que traspone la Directiva 2006/112/CE, fija esas reglas de localización. Para decidir necesitas tres datos:

1. Qué vendes: servicio o entrega de bienes.
2. A quién: empresario o profesional (B2B) o consumidor final (B2C).
3. Dónde está: España, otro país de la UE o un país tercero.

Ojo con los territorios. Canarias, Ceuta y Melilla son España a efectos de residencia, pero fuera del territorio del IVA. Facturar a un cliente de Tenerife no es lo mismo que facturar a uno de Sevilla. Ese caso lo cubre el IGIC en Canarias, y conviene revisarlo aparte.

Tabla resumen por tipo de cliente

Los umbrales y excepciones se actualizan. Antes de fijar tu criterio, comprueba en la sede electrónica de la AEAT (https://sede.agenciatributaria.gob.es) que la regla que aplicas sigue vigente.

Cliente empresa de la UE: paso a paso

Es el caso más habitual entre freelances: diseñadores, programadores, consultores o traductores con clientes europeos.

1. Date de alta en el ROI. El Registro de Operadores Intracomunitarios se pide con el modelo 036 (censal). Sin ROI, no deberías facturar sin IVA a clientes de la UE. Si el trámite se retrasa, tu cliente puede quedar con una factura que su Hacienda cuestione.
2. Valida el NIF-IVA de tu cliente en VIES, el sistema de la Comisión Europea. Guarda una captura o el PDF de la validación con fecha. Es tu prueba si Hacienda pregunta.
3. Emite la factura sin IVA. Pon la base imponible, IVA 0 y una mención como "Operación con inversión del sujeto pasivo, Ley 37/1992 del IVA y Directiva 2006/112/CE". Incluye el NIF-IVA del cliente con su prefijo de país (por ejemplo, DE seguido de nueve cifras en Alemania).
4. Declara la operación. Entra en tu modelo 303 en el apartado de operaciones no sujetas o exentas con derecho a deducción, y en el modelo 349 (declaración recapitulativa). La periodicidad del 349 depende de tus importes; lo desarrollamos en nuestro artículo sobre el modelo 349.
5. Conserva la documentación: contrato o pedido, factura, comprobante de cobro y captura del VIES.

Si vendes bienes en vez de servicios, se añade un requisito. La exención de la entrega intracomunitaria exige justificar que la mercancía salió de España, con CMR, albarán firmado o transporte documentado. Sin esa prueba, Hacienda puede negarte la exención.

El software de facturación tiene que reflejar estas menciones. Si vas a usar un programa Verifactu, comprueba que permite facturas con IVA 0 y textos legales personalizados por cliente.

Particulares de la UE y la ventanilla única

Cuando tu cliente es un consumidor final, el planteamiento cambia. Para muchos servicios, tributas en España como si fuera un cliente nacional. Pero hay dos casos en los que el IVA del país de destino entra en juego:

• Ventas de bienes a distancia a consumidores de otros países de la UE.
• Servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y servicios prestados por vía electrónica (cursos online, software como servicio, descargas, suscripciones).

Existe un umbral conjunto de 10.000 € al año para estas ventas transfronterizas a consumidores de la UE. Mientras no lo superes, puedes seguir aplicando el IVA español. Cuando lo superas, desde esa operación aplicas el IVA del país de cada cliente.

Para no darte de alta en cada país, puedes usar la ventanilla única (OSS). Te registras con el modelo 035, presentas una declaración trimestral con todas las ventas por país y pagas ahí el IVA de todos. Comprueba en la AEAT las fechas de presentación y las condiciones actuales.

Clientes fuera de la UE

Servicios a empresas. Se localizan donde está el cliente, así que no están sujetos al IVA español. La factura va sin IVA con una mención tipo "Operación no sujeta por reglas de localización". Guarda evidencia de que el cliente es un empresario: su registro mercantil, su identificación fiscal o el contrato.

Servicios a particulares. La regla general te lleva a IVA español, pero hay excepciones relevantes: servicios electrónicos a consumidores de fuera de la UE, y ciertos servicios como asesoría, ingeniería, publicidad o traducción. En estos casos, generalmente no aplicas IVA español. Revisa tu servicio concreto, porque una mala calificación te deja con IVA sin repercutir o IVA de más.

Bienes. La exportación está exenta, pero solo si demuestras que la mercancía salió de la UE. Necesitas el documento aduanero de exportación (DUA) validado con la salida. Sin él, la exención puede caerse.

Reino Unido. Tras el Brexit es un país tercero. No entra en el modelo 349, no usas la ventanilla única de la UE y las ventas de bienes pasan por aduana.

Retención de IRPF. La retención la practica normalmente un pagador residente en España. Si tu cliente extranjero no la practica, no la incluyas en la factura. Consulta con tu gestor si el país de tu cliente tiene convenio de doble imposición con España.

Un ejemplo con números

Marta es diseñadora gráfica freelance en Valencia. Un estudio de Hamburgo le encarga la identidad visual de una marca por 2.300 €. Marta hace tres cosas antes de facturar: comprueba que está en el ROI, valida el NIF-IVA de la GmbH en VIES y guarda la captura.

Su factura queda así:

• Base imponible: 2.300,00 €
• IVA: 0,00 %
• Total: 2.300,00 €
• Mención: "Inversión del sujeto pasivo. Ley 37/1992 y Directiva 2006/112/CE"

Si por error hubiera aplicado el 21 %, habría repercutido 483 € de IVA que su cliente alemán no puede deducir bien y tendría que reclamar. En sentido contrario, si no estuviera en el ROI y facturara sin IVA, Hacienda podría exigirle el 21 % sobre 2.300 € más intereses y sanción, y ella lo pagaría de su bolsillo.

Otro caso: Pablo vende cursos online desde Zaragoza. Este año ha facturado 12.400 € a particulares de Francia, Italia y Alemania. En la venta que le hace superar 10.000 € cambia de criterio y pasa a aplicar el IVA de cada país (comprueba los tipos vigentes en la Comisión Europea o en el país de destino). Se da de alta en OSS con el modelo 035 y presenta una declaración trimestral con todo.

Qué pasa si te equivocas

Los tres errores tienen consecuencias distintas:

• Facturas sin IVA cuando debían llevarlo: Hacienda te reclama el IVA no repercutido con intereses de demora, y puede añadir sanción. Tu cliente no puede deducirse un IVA que nunca vio en la factura.
• Facturas con IVA cuando no debían: tu cliente europeo puede rechazarla, y tendrás que emitir una rectificativa (te lo explicamos en nuestro artículo sobre la factura rectificativa).
• Modelo 349 mal presentado u omitido: hay sanciones por declarar tarde o con errores. No damos importes porque cambian según el caso; consulta la última información publicada por la AEAT.

Errores habituales

• Facturar sin IVA a una empresa de la UE sin estar dado de alta en el ROI.
• Aceptar el NIF-IVA que te dice el cliente sin comprobarlo en VIES.
• Tratar a un autónomo de otro país como si fuera un particular. Un profesional con NIF-IVA válido es un empresario a estos efectos.
• No guardar la prueba de salida de la mercancía en ventas intracomunitarias o exportaciones.
• Olvidar el modelo 349 tras una factura sin IVA a la UE.
• Facturar a clientes con sede en Canarias, Ceuta o Melilla como si fueran península.
• Pasarte del umbral de 10.000 € en ventas a consumidores de la UE sin darte cuenta.
• Facturar en moneda extranjera sin anotar el tipo de cambio en euros para tu contabilidad.

Nuestra recomendación

Si tienes al menos un cliente europeo recurrente, date de alta en el ROI aunque hoy facturéis poco. El trámite es gratuito y evita que un encargo grande te pille sin él. Crea también un flujo fijo: validar VIES, guardar la captura, emitir con plantilla y anotar la operación para el 349. Lo que falla no es la norma, es improvisar cada factura.

Cuándo conviene un profesional

Consulta con un asesor fiscal si vendes bienes físicos fuera de España (por la aduana y el DUA), si tu negocio son servicios electrónicos a consumidores de varios países, o si tu cliente está en un país con convenio y retenciones en origen. También si dudas de si un servicio entra en las excepciones para clientes particulares fuera de la UE. Una hora de consulta antes de la primera factura sale mucho más barata que regularizar varios trimestres después.