Modelo 115: retenciones del alquiler de un local u oficina

Si eres autónomo y pagas un alquiler por el local, la oficina o la nave donde ejerces tu actividad, en la mayoría de los casos tienes que retener un porcentaje de esa renta y declararlo a Hacienda mediante el modelo 115. No es el arrendador quien lo presenta: eres tú, como arrendatario, quien asume esa obligación.

Qué es el modelo 115 y quién debe presentarlo

El modelo 115 es la autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta sobre las rentas procedentes del arrendamiento y subarrendamiento de inmuebles urbanos. Lo presenta quien paga el alquiler (el arrendatario), no quien lo cobra.

Están obligados a presentarlo:

• Autónomos que ejercen una actividad económica y alquilan un inmueble para desarrollarla (local, oficina, nave, despacho).
• Sociedades y personas jurídicas que arrienden inmuebles con el mismo fin.
• Comunidades de bienes y entidades sin personalidad jurídica que actúen como arrendatarias en el ejercicio de una actividad.

Da igual que tributes en estimación directa o en módulos: si arriendas un inmueble para tu negocio, la obligación de retener recae sobre ti como pagador, según establece la normativa del IRPF que regula las retenciones a cuenta. La AEAT es el organismo competente para este modelo, disponible en su sede electrónica.

Un matiz importante: si alquilas tu vivienda habitual como particular, esa retención no existe, porque el arrendatario no ejerce actividad económica. El modelo 115 nace precisamente porque el pagador es un empresario o profesional.

Cuándo estás obligado a retener y cuándo no

No todos los alquileres de local llevan retención. Hay varios supuestos en los que la ley exime de esa obligación, y conviene tenerlos claros porque el error más caro es retener de menos (o nada) cuando sí correspondía.

Ojo con el supuesto del epígrafe de cuota cero: no basta con que el arrendador te lo diga de palabra. Tiene que entregarte una comunicación por escrito indicando el epígrafe del IAE en el que está dado de alta y que le corresponde cuota cero. Guarda ese papel, porque si Hacienda revisa y no puedes acreditarlo, la responsabilidad de no haber retenido es tuya.

Cómo se calcula la retención: ejemplo con números

El tipo de retención vigente es el 19% sobre el importe del alquiler, sin IVA. Se aplica sobre la base, no sobre el total de la factura.

Marta tiene una tienda de decoración y alquila el local por 900 euros al mes más el 21% de IVA. Así queda el cálculo:

• Base del alquiler: 900 €
• IVA (21%): 189 €
• Retención IRPF (19% sobre 900 €): 171 €
• Total factura del arrendador: 1.089 €
• Lo que Marta paga realmente al casero: 1.089 € − 171 € = 918 €
• Lo que Marta ingresa a Hacienda en el modelo 115: 171 €

El arrendador, cuando haga su declaración de la renta o su modelo 130, se descuenta esos 171 euros mensuales como retenciones ya pagadas a cuenta de su IRPF. Por eso es tan importante que Marta le entregue un justificante de las retenciones practicadas: sin ese documento, el arrendador no puede acreditar ante Hacienda que ya le han retenido.

Plazos de presentación del modelo 115

El modelo 115 se presenta trimestralmente, salvo que seas una gran empresa (volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 euros), en cuyo caso la presentación es mensual.

Comprueba siempre las fechas exactas en el calendario fiscal de la AEAT, porque cuando el día 20 cae en fin de semana o festivo, el plazo se traslada al siguiente día hábil.

Si domicilias el pago (en lugar de presentar con resultado a ingresar directo), el plazo suele acortarse unos días, normalmente hasta el día 15 en vez del 20. Verifica esta fecha en la sede electrónica antes de presentar, porque puede variar según el ejercicio.

Paso a paso para presentar el modelo 115

1. Revisa qué alquileres has pagado en el trimestre y a quién, separando los que llevan retención de los que están exentos.
2. Calcula la retención de cada arrendador: 19% sobre la base del alquiler sin IVA.
3. Accede a la sede electrónica de la AEAT con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico.
4. Rellena el modelo 115, indicando el NIF de cada arrendador, la base sobre la que has retenido y el importe retenido.
5. Presenta e ingresa el total de retenciones del trimestre, mediante domiciliación, cargo en cuenta o generando el documento de pago para llevarlo al banco.
6. Entrega el justificante de retenciones a cada arrendador, aunque no exista un modelo oficial obligatorio para ello, conviene documentarlo por escrito.
7. En enero, presenta el modelo 180, el resumen anual donde detallas todas las retenciones practicadas durante el año a cada arrendador.

Qué pasa si no presentas el modelo 115 o no retienes

Aquí es donde muchos autónomos se llevan un disgusto. Si no practicas la retención debiendo hacerlo, Hacienda puede exigirte a ti, como pagador, el ingreso de esa cantidad, con independencia de que ya le hayas pagado el importe íntegro al arrendador. Es decir: pagas dos veces si no lo gestionas bien.

Además, presentar el modelo 115 fuera de plazo sin requerimiento previo de la Administración conlleva recargos, que según la Ley General Tributaria van escalando según los meses de retraso, hasta un recargo del 15% pasado el año, con intereses de demora añadidos. Si Hacienda te requiere antes de que regularices tú mismo, la infracción puede calificarse como leve, grave o muy grave y llevar sanción, cuyo porcentaje concreto conviene comprobar en la normativa vigente publicada por la AEAT, porque depende de si hubo ocultación o perjuicio económico.

Errores habituales al gestionar el modelo 115

• Olvidar presentarlo cuando el trimestre tiene retención pero está en cero: si no has pagado alquiler ese trimestre, no hay obligación de presentar, pero muchos autónomos lo confunden con el resto de modelos y presentan "a cero" innecesariamente, o al revés, se olvidan de presentar cuando sí correspondía.
• Aplicar el tipo de retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base.
• No pedir la comunicación por escrito al arrendador que dice estar exento por cuota cero del IAE, y asumir su palabra sin más.
• No cuadrar el modelo 115 trimestral con el modelo 180 anual: los importes deben coincidir exactamente, y es un error frecuente al cambiar de gestor o de software de facturación.
• Confundir el alquiler de vivienda particular con el de local: si trabajas desde casa y solo deduces un porcentaje de los suministros, no hay retención de modelo 115 porque no existe un contrato de alquiler de local como tal.

Cuándo conviene un profesional

Si solo alquilas un local y tienes un único arrendador, gestionar el modelo 115 tú mismo es perfectamente factible con la sede electrónica de la AEAT. El cálculo es sencillo y el trámite trimestral no lleva más de diez minutos una vez que le coges el tranco.

Nuestra recomendación es distinta cuando hay varios inmuebles arrendados, arrendadores con situaciones especiales (comunidades de bienes, herencias yacentes, entidades exentas) o cuando compaginas el modelo 115 con otras retenciones (modelo 111 por trabajadores o profesionales). Ahí el riesgo de descuadre entre el 115 trimestral y el 180 anual sube, y un gestor te ahorra más en sanciones evitadas de lo que cuesta su honorario mensual.

Y si tu casero se resiste a que le retengas o insiste en cobrar el importe íntegro sin descuento, no cedas: la obligación legal es tuya, no negociable, y quien acaba respondiendo ante Hacienda si algo falla eres tú como arrendatario.